Aviso de privacidad

En iTorem nos importa proteger tu información y ser claros sobre cómo la utilizamos.

Este Aviso de Privacidad describe cómo iTorem, S.A.S. de C.V. trata los datos personales relacionados con el uso de iTorem, nuestra plataforma de cobranza y administración para instituciones y comunidades, de conformidad con la legislación mexicana aplicable en materia de protección de datos personales.

Responsable del tratamiento

iTorem, S.A.S. de C.V., con domicilio en Sierra Guadarrama 90, Lomas de Chapultepec, Ciudad de México, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba directamente en los casos descritos en este Aviso de Privacidad.

Para cualquier asunto relacionado con privacidad, protección de datos personales, ejercicio de derechos ARCO, revocación del consentimiento o limitación del uso de datos puedes contactarnos en: privacidad@itorem.com

Qué datos tratamos

Dependiendo de quién proporciona los datos y de la finalidad para la cual se utilizan, iTorem puede tratar información en distintas calidades.

Datos de cuenta

Cuando una institución contrata o utiliza iTorem podemos recabar datos de sus representantes, administradores y operadores, como:

• Nombre.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Datos relacionados con la institución.
• Información relacionada con la cuenta y el uso de la plataforma.

Respecto de estos datos, iTorem actúa como responsable del tratamiento.

Datos de operación de las instituciones

Las instituciones pueden registrar en iTorem información de sus clientes, miembros, socios, donantes, alumnos u otras personas para administrar su cobranza y operación.

Esta información puede incluir:

• Nombre.
• Datos de contacto.
• Cargos.
• Pagos.
• Saldos.
• Información necesaria para administrar la relación entre la institución y la persona.

Respecto de estos datos, la institución correspondiente es responsable del tratamiento e iTorem actúa como encargado, tratando la información por cuenta de la institución y conforme a sus instrucciones.

iTorem no utilizará los datos personales incorporados por una institución para enviar publicidad propia de iTorem ni para elaborar perfiles comerciales de las personas titulares. Si una persona otorga directamente a iTorem su consentimiento para recibir comunicaciones comerciales, ese consentimiento se recaba y documenta por separado, conforme a la sección correspondiente de este Aviso.

Datos de pago

Cuando una institución o una persona utiliza una tarjeta u otro medio de pago mediante un proveedor externo, determinada información financiera puede ser recibida y tratada directamente por dicho proveedor para procesar la operación.

iTorem no almacena números completos de tarjetas bancarias.

Los datos financieros o patrimoniales que iTorem trata (cargos, pagos, saldos, referencias de pago, método de pago registrado) son los necesarios para cumplir las obligaciones derivadas de la relación jurídica entre el titular y el responsable, por lo que su tratamiento se realiza al amparo del artículo 9, fracción IV de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

Datos personales sensibles

iTorem no solicita ni recaba directamente datos personales sensibles. La información que una institución registra puede, por la naturaleza de la institución, relacionar a una persona con una comunidad religiosa, educativa o social; esa información es registrada y controlada por la institución, que como responsable debe contar con el consentimiento expreso del titular cuando la ley lo exija. iTorem la trata únicamente por cuenta de la institución y no la utiliza para elaborar perfiles ni para finalidad propia alguna.

Datos de menores de edad

Las instituciones del sector educativo pueden registrar datos de alumnos menores de edad. La institución es responsable de obtener el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o tutela y de limitar los datos a los necesarios para administrar la relación. iTorem no se dirige a menores ni recaba sus datos directamente.

Para qué utilizamos los datos

Dependiendo de tu relación con iTorem, podremos utilizar los datos personales para las siguientes finalidades necesarias:

• Crear, administrar y mantener cuentas.
• Prestar las funcionalidades de la plataforma.
• Generar cargos y registrar pagos.
• Calcular saldos.
• Emitir recibos, estados de cuenta y reportes.
• Enviar confirmaciones y avisos relacionados con el servicio.
• Cobrar y facturar las suscripciones correspondientes.
• Proporcionar soporte.
• Proteger la seguridad de la plataforma.
• Prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Novedades, promociones y comunicaciones comerciales

Adicionalmente y de manera opcional, iTorem podrá utilizar datos de contacto para enviar información relacionada con iTorem, incluyendo:

• Nuevas funcionalidades.
• Productos y servicios.
• Promociones.
• Novedades y actualizaciones.
• Eventos.
• Recomendaciones.
• Contenido informativo.
• Publicidad y otras comunicaciones comerciales.

Cuando los datos de un cliente, miembro, socio, donante, alumno u otra persona hayan sido registrados originalmente por una institución, iTorem no utilizará dichos datos para publicidad o comunicaciones comerciales propias salvo que el titular otorgue directamente a iTorem su consentimiento para recibirlas.

El consentimiento para estas finalidades es opcional.

Negarse a recibir publicidad de iTorem no condicionará la posibilidad de realizar pagos, recibir comprobantes, relacionarse con una institución o utilizar las funcionalidades correspondientes de la plataforma.

Cuando una persona otorgue su consentimiento, iTorem podrá conservar evidencia de dicha autorización, incluyendo la fecha, el medio por el que se otorgó y la versión del aviso o texto de consentimiento aceptado.

El titular podrá retirar su consentimiento o solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento.

La revocación de comunicaciones comerciales no impedirá que iTorem envíe comunicaciones indispensables relacionadas con pagos, seguridad, operación de la plataforma o administración de una cuenta activa.

No vendemos tu información

iTorem no vende bases de datos ni datos personales.

Los datos de clientes, miembros, socios, donantes, alumnos u otras personas registrados por una institución continúan bajo responsabilidad de dicha institución y son tratados por iTorem conforme a las finalidades y condiciones aplicables.

iTorem trata esos datos únicamente para prestar, administrar, mantener, proteger y dar soporte al servicio, conforme a las instrucciones de la institución y a las finalidades previstas en el aviso de privacidad de la institución.

Proveedores (encargados) y transferencias

Para operar la plataforma, iTorem puede utilizar proveedores especializados, incluyendo servicios de:

• Procesamiento de pagos.
• Infraestructura tecnológica y alojamiento.
• Envío de correos electrónicos, mensajes y comunicaciones.
• Seguridad y prevención de fraude.
• Servicios tecnológicos necesarios para la operación de iTorem.
• Medición de campañas publicitarias (píxel de Meta): cookies e identificadores de clic que registran visitas al sitio público, el envío del formulario de registro y el inicio de una prueba; al crear una cuenta se comparte el correo de registro de forma cifrada (hash) para atribuir la campaña. No se instala en el sistema ni en los portales de pago.

Estos proveedores actúan por cuenta de iTorem, reciben únicamente la información necesaria para prestar el servicio correspondiente y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad acordes con la legislación aplicable. Esa comunicación es una remisión a un encargado, no una transferencia.

Transferencias

iTorem no transfiere datos personales a terceros distintos de sus encargados. Únicamente podrá comunicar datos personales sin requerir el consentimiento del titular en los supuestos previstos por la ley: cuando exista una obligación legal, un requerimiento de autoridad competente, o cuando resulte necesario para el ejercicio o la defensa de derechos. Fuera de esos supuestos, si en el futuro iTorem requiriera transferir datos personales a un tercero, lo informará al titular y recabará su consentimiento previo.

Confidencialidad

Las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales por cuenta de iTorem —colaboradores y encargados— están obligadas a guardar confidencialidad respecto de dicha información, obligación que subsiste aun después de concluir su relación con iTorem.

Derechos ARCO

El titular tiene derecho a solicitar:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación cuando sean incorrectos o estén desactualizados.
• Cancelación cuando legalmente proceda.
• Oposición a determinados tratamientos.

El Departamento de Datos Personales de iTorem atiende estas solicitudes en: privacidad@itorem.com

La solicitud deberá contener:

• Nombre del titular y un correo electrónico u otro medio para comunicarle la respuesta.
• Documento que acredite la identidad del titular o, en su caso, la representación legal de quien actúa por él.
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer el derecho y del derecho que se ejerce.
• Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos.

iTorem comunicará al titular la determinación adoptada en un plazo máximo de veinte días hábiles contados desde la recepción de la solicitud y, de resultar procedente, la hará efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes a esa comunicación. Esos plazos podrán ampliarse por una sola vez y por periodos iguales cuando las circunstancias del caso lo justifiquen, lo que se notificará al titular.

El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito. Solo podrán cobrarse los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos, conforme a la ley.

Cuando los datos hayan sido registrados en iTorem por una institución, dicha institución es la responsable de su tratamiento y a ella corresponde atender la solicitud; iTorem la canalizará a la institución correspondiente y le prestará el apoyo técnico necesario para cumplirla.

Limitación del uso y revocación del consentimiento

El titular puede, en cualquier momento, revocar el consentimiento que haya otorgado para el tratamiento de sus datos personales y limitar su uso o divulgación, enviando su solicitud a privacidad@itorem.com con los mismos elementos de una solicitud ARCO. iTorem la atenderá en los plazos señalados en la sección anterior.

La revocación no tendrá efectos retroactivos. Cuando el tratamiento sea necesario para cumplir una obligación legal o para la ejecución de la relación jurídica con la institución, iTorem informará al titular las consecuencias de la revocación y los datos que deba conservar por ese motivo.

Cómo dejar de recibir publicidad

Puedes solicitar en cualquier momento dejar de recibir promociones, novedades o comunicaciones comerciales de iTorem mediante el mecanismo de baja incluido en las propias comunicaciones o escribiendo a: privacidad@itorem.com

Dejar de recibir publicidad no afectará las comunicaciones necesarias relacionadas con pagos, seguridad, operación del servicio o administración de una cuenta activa.

Conservación de información

Conservaremos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron tratados y durante los periodos adicionales necesarios para cumplir obligaciones legales, fiscales o contractuales, o atender posibles responsabilidades.

Cuando los datos dejen de ser necesarios para las finalidades previstas, se bloquearán —quedando únicamente a disposición para atender responsabilidades legales— y, concluido el periodo de bloqueo aplicable, se suprimirán. Los datos sujetos a una obligación legal de conservación se mantendrán por el plazo que esa obligación señale.

La institución puede exportar la información que registró mediante las herramientas de la plataforma mientras su cuenta esté activa. Al concluir la relación, iTorem conserva la información durante un plazo razonable para permitir su recuperación y atender responsabilidades, y después la elimina o bloquea conforme a lo anterior. Las copias de respaldo se eliminan conforme a los ciclos técnicos de respaldo de iTorem y no se utilizan para finalidades distintas de la recuperación de información.

Seguridad

iTorem implementa medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido.

Los accesos a la información dentro de cada institución están sujetos a los permisos otorgados a sus operadores.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta; sin embargo, iTorem trabaja para mantener medidas razonables de protección de la información.

Cambios al Aviso de Privacidad

iTorem podrá modificar este Aviso de Privacidad cuando existan cambios legales, tecnológicos, operativos o relacionados con nuestros servicios.

La versión vigente estará disponible en iTorem.com e indicará la fecha de su última actualización.

Cuando existan cambios relevantes respecto del tratamiento de datos personales, iTorem podrá comunicarlos a través de la plataforma, correo electrónico, sitio web u otro medio razonable.

Consentimiento para finalidades opcionales

Cuando iTorem solicite directamente autorización para utilizar datos personales con fines de publicidad, mercadotecnia o comunicaciones comerciales, el titular podrá decidir libremente si desea otorgarla.

La negativa a estas finalidades no afectará los servicios principales que reciba de iTorem ni aquellos que reciba de la institución con la que se relaciona.

El titular podrá retirar posteriormente dicho consentimiento mediante los mecanismos previstos en este Aviso de Privacidad.